مديريت چيست و گره مديريت كجاست؟ به يك تعبير مديريت عبارتست از انجام امور به وسيله ديگران به بهترين نحو ممكن در يك محيط درحال تغيير.
همچنين براي هر مديري چهار وظيفه اصلي برنامه ريزي، سازماندهي، رهبري و نظارت تعيين شده است. ليكن اصول مديريت و آنچه كه به عنوان وظايف مديران تعيين شده است در اجرا محدوديتهايي دارند، كه برخي از آنها عبارتند از:
اين اصول صرفاً راهنما و ابزاري است براي بارور كردن افكار و جهت دهي به فعاليتها؛
براي عملي كردن اين اصول بعضاً ابزارهاي كافي وجود ندارد؛
با عمل كردن به اصول، باز هم موفقيت ما تضمين نمي شود، مثلاً برنامه ريزي جامعي وجود دارد ولي نتيجه دلخواه به دست نمي آيد.
شرايط، نقش تعيين كننده اي در اجراي اصول و نحوه بكارگيري آن دارد و گذشته از اينها با بكارگيـــري اصول تنها قسمت هموار راه را مي توان پيمود. پس انتظار آن است كه با انديشه و آگاهي و با بهره گيري از پارامترهايي كه مي تواند نقاط ضعف را در مقوله موردنظر بپوشاند فراتر از اجراي اصول مديريت و به منظور دستيابي به نظامهاي سازماني متعالي باجديت و درايت حركت كرد.
روش و نظام فكري مديريت از نقطه صفر تنها يكي از راهكارها و ابزارها براي تعالي سازمان ازطريق مديريت است.
مديريت از نقطه صفر چيست؟
مديريت از نقطه صفر در هر موقعيت نقطه صفر خاص خود و نحوه مديريت خاص خود را داراست، ليكن باتوجه به آنچه كه در محتواي هر موقعيتي مي گنجدمديريت از نقطه صفر محملي است كه مدير با علم به نتيجه عملكردهـــــــاي گذشته روشها و پيش فرضهاي غلط گذشته را زيرپا مي گذارد و با بهره گيري از ويژگيهاي ياري دهنده مديريت از نقطه صفر كه در ذيل به آن پرداخته مي شود و با تعاريفي نو از موقعيت كه تكيه گاه محكمتري مبتني بر تعريف صحيح تري از موفقيت و شكست دارند از نقطه صفر شروع مي كند.
نقطه صفر كجاست؟ محدوده مشخصي ندارد. يك مدير داراي شرايط مطلوب در موقعيت نيز مي تواند براي تضمين و استحكام موقعيت موردنظر از نقطه صفر شروع كند.
درواقع، حركت از نقطه صفر شروعي دوباره با انديشه اي از نوع مديريت از نقطه صفر است.
ابزارهاي مديريت از نقطه صفر كدامند؟ تحليل موقعيت، اصلاح تعاريف عملي موفقيت و شكست موقعيت و ويژگيهاي ياري دهنده مديريت از نقطه صفر.
تحليل موقعيت: بررسي و تحليل يك موقعيت خاص باتوجه به پيچيدگيهاي هر موقعيت خاص كليد رمزهاي مختص به آن موقعيت را دارد. ليكن انتخاب ديدگاه مناسب براي تحليل صحيح و سريع هر موقعيت شرط اوليه و لازم است.
اصلاح تعاريف عملي موفقيت و شكست موقعيت: پس از تحليل موقعيت در نقطه صفر و كنكاش در اهداف، برنامه ها، راهبردها، عملكردها و عوامل موثر در موفقيت و شكست به شناختي عيني تر و تعريفي دقيق تر از موفقيت و شكست موقعيت مي رسيم.
ويژگيهاي ياري دهنده مديريت از نقطه صفر: در ادامه به تعدادي از ويژگيهاي ياري دهنده مديريت از نقطه صفر كه از ابزارهاي ضروري بـــراي مديريت از نقطه صفر هستند، اشاره مي كنيم:
1 - تعيين نقطه شروع و پايان: به نقل از بزرگي، اگر ندانيم نقطه شروع كجاست از هر كجا شروع كنيم به هيچ جا نمي رسيم و اگر ندانيم مقصدمان كجاست به هر نقطه اي كه برسيم مطلوب ما خواهدبود.
2 - دويدن به نقطه شروع: فراموش نكنيم از نقطه صفر بــايد شروع كنيم. پس ضروري است زمينه هاي لازم براي شروع از نقطه صفر ازجمله تعاريف اصلاح شده اي از موقعيت و نيازهاي آن را مهيا كنيم.
3 - رك و صريح بودن: ابهام گرايي و رك نبودن كه ريشه هاي مختلفي مثل ترس و عدم اعتماد به ديگران دارد، مانعي است بلند كه بايد براي رسيدن به اهداف موقعيت، ارتباطات سالم درمجموعه و زمينه هاي جديد موفقيت در يك فضاي صميمي از آن عبور كرد.
4 - اگر مي خواهيم تيم خوبي داشته باشيم، خود خوب باشيم: به زبان ساده براي رسيدن به نيكي و موفقيت در آنچه كه مطلوب ماست، بايد جوهره خوبي را در موقعيت جاري كرد. اگر در موقعيت مدير، راستي و درستي جاري باشد، به تبع آن اعتمـــــاد هست، همدوستي هست، هم افزايي هست، هم پاياني هست و مطمئناً موفقيت هم هست و يك مدير به عنوان عنصر انتقال فرهنگ، نقش عمده اي در ايجاد فضايي زلال و نيك در موقعيت ايفا مي كند.
5 - پرهيز از حرافي: زياد حرف نزنيم و الا چشمهايمان هم بايد گوش بدهند لذا حرفهايمان بايد در متن عملكردمان قرار گيرد.
6 - گرايشها را فراموش كنيم و منطق گرا باشيم: تنها اولويت ما كار ماست و بقيه مسائل فرع اين مصلحت است. در اين خصوص استفاده از مشاوران خارجي در موقعيتهاي بحراني، نوع ناقصي از مديريت از نقطه صفر است كه در آن بعضي ويژگيهاي مديريت از نقطه صفر من جمله پرهيز از گرايش و جانبداري لحاظ شده است.
7 - انديشه گرايي بهتر است از تحميل انديشه (نقدپذيري و نقادي منصفانه): جداكردن خود از تعارفات و شعارگويي و بسته نگري و رسيدن به پله نقد موقعيت خويش. فراهم كردن فضاي همافزايي و همگرايي انديشه ها.
8 - اعتقاد عملي به كلمه نمي دانم درجايي كه نمي دانيم: انسانهـــاي آگاه ارزش اين كلمه را مي دانند. يقيناً «نمي دانم» پله اول براي حركت به سوي سكوي پرتاب دانستن است و اين اعتقاد بايد به عنوان يك فرهنگ بويژه در بين مديراني كه داراي اختيارات و حيطه عمل وسيع هستند و ندانستن در لاي اختياراتشان پنهان مي شود و پيشامدهاي غيرقابل پيش بيني در كمينشان است، جاري شود.
10 - آگاه باشيم كه به زودي واقعيتهاي جاري از تصورات و پيش بيني هاي ما پيشي خواهند گرفت. دقت كنيم كه قبل از سبقت، مركب خود را عوض كنيم و تصورات و پيش بيني هايمان را بر واقعيتهاي جاري منطبق سازيم.
11 - جناب مدير، هدف خردگرايي ابزاري است يا ارزشي؟ مراقب باشيم به كدام سو قدم برمي داريم.
12 - جناب مدير، اگر چه به هدفهاي موقعيت دست نيـافته ايم به چه ميزاني خود را مسئول مي دانيم؟ اگر وضعيت فعلي به دليل عدم كفايت در مديريت ما در موقعيت بوده است، بهترين مديريت ترك مديريت به نحو مقتضي است. چيزي كه در بين مديران ژاپني بوفور ديده مي شود.
13 - به ياد داشته باشيم اتفاقات بد معمول و معلول شرايط بد است. شرايط بد چيست و راههاي جلوگيري و مدارا با شرايط بد در هر مــــوقعيت كدام است، مراقب محيط باشيم، آن گونه كه بر آن سوار باشيم و نه بالعكس.
14 - هر نقطه پاياني نقطه آغاز ديگري است. بايد به اين باور برسيم كه موفقيت يك امر نسبي است و پس از رسيدن به يك موفقيت كوچك در يك سطح بالاتر تازه در نقطه شروع قرار گرفته ايم.
15 - درهر فعاليتي اصل آن چيزي است كه ما را به موفقيت مي رساند، نه آن چيزي كه موفقيت را تعريف مي كند. مقصود اين است كه مراقب بـــاشيم اصلي كه موفقيت را تعريف مي كند دايره آن را محدود نكنيم، بلكه آن اصل بسان سرچشمه اي باشد براي رسيدن به موفقيتهاي بعدي.
16 - ايجـــاد سيستم بهره وري فكري و تصميم گيري در موقعيت: ازطريق ايجاد فرهنگ مشورت، فناوري اطلاعات، بهبود ارتباطات و نخبه پذيري در موقعيت و...
17 - چيزهايي كه به ذهن ما نرسيد: هميشه بايد اعتقاد داشته باشيم چيزي كه ما به دنبال آن هستيم فراتر از آن چيزي است كه در تصور ما مي گنجد و آنچه كه به ذهن و فكرما مي رسد، بخش كوچكي است از آنچه كه به فكر ما نرسيده است. لذا با تصورات خودبينانه راه ترقي را بر خود نبنديم.
18 - روح و فضاي هر موقعيتي داراي شبكه اي است از روابط كاري بين افراد، روابط حسي و اخلاقي، روابط بين افراد بيرون از موقعيت با افراد درون موقعيت، رابطه هر فرد با كارش و رابطه مجموعه با وظايفشان و رابطه موقعيت موردنظر با موقعيتهاي ديگر و... توجه داشته باشيم كه در اين شبكه پيچيده، يك نظام علت و معلولي حاكم است. لذا بايد پيوسته با شناسايي و تحليل اين شبكه به تنظيم و تعديل آن پرداخت. البته باتوجه به گستردگي اين شبكه، استفاده از نظرات مشاوران مي تواند ياريگر باشد. پس ضروري است در نقطه صفر يكبار ديگر به تجزيه وتحليل اين شبكه بپردازيم.
19 - هر مديري ( در هر موقعيت و جايگاه) داراي شرح وظايفي است، اما لازمه موفقيت يك مدير پيش از آنكه انجام شرح وظايف باشد رسيدن به هدف موقعيت است. حواسمان هست كه در بند بوروكراسي كاغذبازي نيفتيم و تمركز فكري و فعاليتهاي عملي را در مسير رسيدن به هدف موقعيت قرار دهيم.
بر كسي پوشيده نيست و در اين ميان دستيابي به كيفيت و افزايش بهره وري در سازمانها يكي از چالش هاي عمده مديران سازمانها مي باشد. انجام درست كار درست يا استفاده هوشمندانه از منابع يك امر بسيار جدي مي باشد و از نان شب نيز واجب تر است و اگر بدانيم كه كشور ما در ميان 18 كشور آسيايي عضو سازمان بهره وري آسيايي، در رده هفدهم قرار دارد شايد كمي به خودمان بياييم و بگوئيم چه بر سر خودمان آورده ايم و منبعد كمي در اين موضوع تعمق بيشتري نمائيم.
